Koen Hontis, Financieel manager bij Hoogmartens: “Teamwerk is de basis van onze allgrounders-filosofie”

Koen heeft een verleden in de automobielbranche. In 2016 stapte hij over naar Hoogmartens. Infra is projectbusiness: boeiend, maar voor een financieel verantwoordelijke een stuk complexer dan de sector waar Koen eerst in zat.

Koen: “Het is in de wegenbouw en in de projectbusiness in het algemeen zeer belangrijk dat alle facetten van het werk zeer nauwkeurig en analytisch worden geboekt. Als financiële afdeling moet je continu de vinger aan de pols houden en kijken hoe een project verloopt. Wij zitten in principe op het einde van de projectketen, maar om een opdracht van a tot z te kunnen volgen en evalueren, is het essentieel dat alles vanaf het begin goed wordt georganiseerd en in kaart gebracht: wat is er besteld, hoeveel is er besteld, zijn alle kosten geboekt, werden alle bestelbonnen correct gemaakt, enz. Nauw overleg met de projectleiders is belangrijk, zodat we precies weten waar men staat met een bepaald project en wat we waar en wanneer kunnen boeken.”

Vergelijk die werkwijze eens met je vroegere werkomgeving.

Koen: “In de autosector verliep alles een stuk eenvoudiger: een wagen kwam binnen bij de dealer en werd vervolgens verkocht aan een klant. Je hield rekening met de gegeven korting en berekende de marge. Een eenvoudig proces dus. In de wegenbouw spreken we over projecten met verschillende invalshoeken en een vaak lange looptijd. Alles begint bij de calculatie en de werkvoorbereiding van een opdracht. Zodra er effectief kosten worden gemaakt en vorderingen worden opgesteld, begint voor ons de nacalculatie. Welke marge was er voor een werk gecalculeerd en halen we die marge? Ligt de marge lager, dan moeten we uitzoeken hoe dat komt. Ligt de marge hoger, dan kijken we bijvoorbeeld of alle kosten wel werden meegenomen.”

Jouw taak impliceert dat je zeer goed op de hoogte moet zijn van wat het werk op de werf precies inhoudt.

Koen: “Mijn mensen en ik, wij zijn geen wegenbouwers. Vraag ons geen technische details over types asfalt of hoe een onderlaag moet gelegd worden. Maar wij moeten het dus wél weten indien er een onderlaag moet gelegd worden en wat daarbij komt kijken qua materiaal, werkuren, enz. Als er voor een bepaalde opdracht bijvoorbeeld 100 kubieke meter beton wordt besteld, en ik merk in de rapportering dat er slechts 50 kubieke meter werd gebruikt, dan moet ik de reflex hebben om te vragen waar die andere 50 naartoe zijn. Werd er te veel besteld? Of moet die nog aangewend worden in een volgende fase van het werk?”

Infrastructuurwerken is een competitieve markt waar onder meer de prijszetting zeer bepalend kan zijn om opdrachten binnen te halen. De marges bewaken is dan ook heel belangrijk.

Koen: “Inderdaad, en dat is ook de reden waarom wij elke maand met de ceo, de coo en de projectleiders aan tafel zitten om de gerealiseerde marges te evalueren. Waar zijn er afwijkingen en wat zijn hiervan de oorzaken? We overlopen de kosten en de status van de vorderingen. Factureren we op tijd en komen de centen binnen conform de vooropgestelde betalingstermijnen? Naast die maandelijkse evaluaties is het ook mijn taak om over een langere periode naar onze kosten en de toewijzing ervan te kijken. Worden werkuren correct geboekt? Idem voor de aankoop van materialen en het onderhoud van de machines. Door al die zaken zeer precies in beeld te brengen, zijn we in staat om onze marges zo accuraat mogelijk te berekenen.”

In maart van dit jaar werd Hoogmartens getroffen door een brand die zowat het hele bedrijf in de as legde. Dit had ongetwijfeld ook gevolgen voor de financiële administratie?

Koen: “De impact van de brand was inderdaad niet gering, maar uiteindelijk hebben we voldoende data kunnen recupereren om alles binnen een redelijke termijn terug op orde te zetten. Dat heeft ons team zeer veel werk gekost. Zo was bijvoorbeeld de afsluiting van ons boekjaar al helemaal klaar vóór de brand en hebben we dat werk achteraf nog eens helemaal moeten overdoen. Maar alles is zoals gezegd goed gekomen en daarvoor geef ik graag alle credits aan de mensen van mijn team die echt formidabel werk hebben geleverd.”

Teamwerk is een van de sleutelwoorden die vaak gehoord worden als het over Hoogmartens gaat. Klanten vermelden het zeer dikwijls als ze over hun samenwerking met het bedrijf spreken. Maar ook intern is het duidelijk geen loos begrip.

Koen: “Teamwerk ligt mee aan de basis van onze allgrounders-filosofie. Dat impliceert onder meer dat iedereen zijn of haar best doet om ervoor te zorgen dat collega’s hun job naar behoren kunnen uitvoeren. Concreet richting de financiële afdeling betekent dit dat bijvoorbeeld de projectleiders nauwkeurig met hun administratie omgaan, ons voldoende informeren, tijdig alles aanleveren, enz. Dat loopt méér dan behoorlijk, en beide partijen werken hier erg hard aan. Bovendien is het de eerste prioriteit van onze uitvoerders dat het werk op de werven kwalitatief en tijdig wordt opgeleverd. Leidt dat ertoe dat documenten eens iets later binnenkomen, dan hebben we daar begrip voor.”

Tot slot nog een woordje over Koen als hij niet achter zijn bureau bij Hoogmartens zit. Gehuwd? Kinderen? Hobby’s? Zijn eerste reactie op deze vraag klinkt even verrassend als enthousiast …

Koen: “Nine-eleven! En dan heb ik het natuurlijk niet over de aanslagen die ooit op die datum plaatsvonden, maar over mijn huwelijksdag. Die viel ook op een elfde september, nu exact dertig jaar geleden. Mijn vrouw en ik hebben twee kinderen, een zoon van 25 die in de beveiligingsbranche werkt en een dochter van 21 die nog studeert. Hobby’s heb ik als dusdanig niet. Mijn vrouw en ik trekken er regelmatig met de fiets een dagje op uit, en ook in de vakanties vinden wij het fijn om fietstochten te maken. Dit jaar deden we dat in Duitsland aan de Bodensee. We fietsten er van de ene locatie naar de andere, terwijl onze bagage werd nagebracht. Verder wordt er thuis regelmatig in de tuin gewerkt en kan ik er echt van genieten om ook eens rustig niets te doen.”

We gunnen het Koen van harte. De financiële boog kan immers niet altijd gespannen staan.