Glenn Aussems, verantwoordelijke bedrijfsbureau “Elke verandering kan een opportuniteit zijn”

Het bedrijfsbureau is een belangrijke afdeling binnen Hoogmartens. Hier wordt de kostprijs van alle opdrachten en potentiële opdrachten tot in de kleinste details berekend. Maar wie denkt dat het werk louter een kwestie van nauwkeurig rekenen is, vergist zich schromelijk. De calculatoren moeten inzicht hebben in het brede scala van opdrachten dat Hoogmartens uitvoert: van wegenbouw tot infra-werken voor onder andere de industrie, de logistiek en grote projectontwikkelaars. Zij moeten kennis hebben van nieuwe materialen en technieken, op de hoogte zijn van innovaties in de sector, spelenderwijs kunnen omgaan met verschillende softwareprogramma’s, enz. Sinds kort staat Glenn Aussems aan het hoofd van het bedrijfsbureau. Glenn startte acht jaar geleden als calculator bij Hoogmartens en doorliep er een mooi groeipad.

Kansen krijgen en ze grijpen!

CEO Tom Hoogmartens: “Het is een van de kenmerken van ons HR-beleid dat we jonge mensen volop de kans geven om te leren, zichzelf te ontwikkelen, verantwoordelijkheid te nemen en door te groeien binnen het bedrijf. Medewerkers die gemotiveerd zijn en waar we potentieel in zien, gaan we volop stimuleren om te groeien. We faciliteren hun groeiproces, maar het spreekt voor zich dat alles bij de persoon zelf begint. Hij of zij moet de juiste skills hebben, zich kunnen terugvinden in de visie van het bedrijf en de wil hebben om te groeien. Glenn is een zeer goed voorbeeld van zo iemand. Hij heeft als calculator binnen ons bedrijfsbureau alle facetten van de job doorlopen: prijzen aanvragen, prijsvergelijkingen maken, aanbestedingsdossiers opmaken en indienen, enz. Hij heeft zich verdiept in de aard van de werken die wij uitvoeren, is organisch meegegroeid met het bedrijf en is gaandeweg zelf met kleine projecten aan de slag gegaan. We voelden dat Glenn de ambitie had om te evolueren binnen het bedrijf en hebben in die optiek samen met hem een groeipad uitgestippeld. Uiteindelijk hebben we hem het voorstel gedaan om de leiding van het bedrijfsbureau op zich te nemen. Hij heeft die kans met beide handen gegrepen.”

Meer autonomie en verantwoordelijkheden

Glenn Aussems had zijn sporen als calculator ruimschoots verdiend. Welke nieuwe verantwoordelijkheden heeft hij als hoofd van het bedrijfsbureau voorgeschoteld gekregen?

Glenn: “Ik heb er zelf een aantal taken bij gekregen, maar ook de manier waarop we als afdeling functioneren is veranderd. Ik draag de eindverantwoordelijkheid voor de dossiers die we behandelen – dat geldt zowel voor openbare aanbestedingen als voor onderaannemingen en dossiers op de B2B-markt. Uiteraard gebeuren veel offertes in overleg met Tom Hoogmartens, maar tot een bepaald niveau heb ik als hoofd van het bedrijfsbureau een hoge mate van autonomie. Dat geldt overigens niet enkel voor mijzelf, maar eveneens voor de collega’s op de afdeling. Ook zij krijgen meer verantwoordelijkheid en kunnen tot bepaalde bedragen autonoom beslissingen nemen. Nog een zwaartepunt van mijn opdracht is de optimalisatie van onze IT-processen en -systemen. Een tweetal jaar geleden zijn we gestart met een nieuwe calculatieprogramma. De implementatie van dat programma en het uitbouwen van de bijhorende databank zit bij mij, maar vanzelfsprekend word ik hierbij geholpen door mijn collega’s. Vooral de uitbouw van de databank is een belangrijk gegeven. Als je bij de calculatie van een dossier automatisch kan beschikken over een reeks basisgegevens hoef je niet meer te vertrekken van een blanco blad, wat vroeger dus wel het geval was. Je kan efficiënter en veel vlugger werken. Bovendien is het voor nieuwe collega’s gemakkelijker om snel in de job te groeien. Zij kunnen onmiddellijk starten met basisgegevens die in de databank zitten en focussen op het eigenlijke calculatiewerk rond een dossier.”

Het belang van communicatie

Het werk van het bedrijfsbureau is zeer bepalend voor het binnenhalen van een project. Uiteraard is het de naam Hoogmartens die maakt of we worden aangezocht voor een opdracht. En in de B2B-markt is het meestal de salesmanager die het eerste contact legt met een potentiële klant. Maar zodra Hoogmartens in beeld komt voor een opdracht, ligt de bal bij het bedrijfsbureau. Glenn beaamt dit volmondig en benadrukt dan ook het belang van efficiëntie, kennis en communicatie binnen zijn afdeling. “Het is mijn taak om onze processen voortdurend te optimaliseren. Door de systemen voor ons te laten werken, houden we de werklast onder controle, hoeven we ons steeds minder bezig te houden met routineklussen en kunnen we focussen op die zaken waarmee we het verschil maken. Dankzij performante systemen krijg je ook meer uniformiteit in je manier van werken: dossiers worden gemakkelijker ‘leesbaar’ voor iedereen, zowel voor de mensen binnen de afdeling als voor de collega’s die het werk uitvoeren: de werfleiders en de projectverantwoordelijken. Dit laatste is in mijn visie trouwens zéér belangrijk. Door een goede communicatie met de collega’s van uitvoering, verwerven wij veel kennis en informatie over zaken waarmee zij op de werf worden geconfronteerd en die een invloed kunnen hebben op hoe wij onze dossiers opstellen.”

Glenn heeft een duidelijke visie op de evolutie van het bedrijfsbureau, realiseert zich dat sommige zaken tijd nodig hebben en beseft dat elke verandering ook een opportuniteit kan zijn. “Binnen afzienbare tijd gaat een van onze collega’s met pensioen. De man heeft een lange staat van dienst binnen Hoogmartens en beschikt over ontzettend veel kennis en ervaring. Onze volledige afdeling moet op zijn afscheid anticiperen, zodat die schat aan informatie niet verloren gaat. Tegelijk zal zijn vertrek en zijn jarenlange impact het noodzakelijk maken dat wij hier en daar op een andere manier gaan werken. Het is mijn taak om die verandering te faciliteren, zodat het vertrek van die waardevolle collega perfect wordt opgevangen en nieuwe kansen creëert voor andere medewerkers.”